L'Oficina de Gestió de Projectes

Sovint, la gran majoria de problemes que els meus clients tenen a l'hora de gestionar per projectes no té tant a veure amb les seves habilitats personals per gestionar-los com amb la manca d'una cultura global de la seva organització en relació als projectes.
Els problemes habituals solen ser:

• la dificultat de manejar els recursos i les persones
• solapaments amb altres departaments i amb altres projectes
• persones que no saben quines són les seves prioritats
• persones que no saben a qui han de fer més cas (al cap funcional?, al cap de projectes?)
• persones que participen en els projectes de manera mecànica i sense saber-ne clarament la importància o l'objectiu
• solapaments i sobreassignacions exagerades entre diversos projectes coetanis
• incompliment de terminis
• pèrdua d'oportunitats de col·laboració i complementació entre diferents projectes
• etc.

Tal com molt bé explica la Michelle Labrosse en aquest article (que m'arriba a través de l'hiperactiu twitter de la Sara Broca), la solució a tots aquests problemes passa per la creació d'un PMO (Project Management Office) o, el que és el mateix, una Oficina de Gestió de Projectes (OGP?, sona prou bé, no?).


Les funcions d'aquesta oficina que, de manera omniscient, vetllaria per al correcte funcionament dels projectes de la nostra organització, serien, entre d'altres, aquestes:

• millorar la gestió de la cartera de projectes
• donar suport als projectes que es duguin a terme
• instaurar els processos i metodologies de Gestió de Projectes
• donar formació al respecte
• ser el centre neuràlgic i operatiu per a tots/es els/les gestors/es de projectes de l'organització
• ser consultors i mentors interns per a tothom que dugi a terme projectes
• instaurar i facilitar l'ús d'eines informàtiques de gestió de projectes
• etc.

Aquesta OGP suposa, a nivell estratègic, un gran pas endavant, doncs proporciona un ens intern de confiança que fa d'enllaç entre els objectius estratègics de la direcció i la gent que els ha de dur a terme, fent de pont, dotant de les eines i metodologies necessàries, etc. En definitiva, un òrgan intern que compren ambdues parts i que engreixa els mecanismes de la gestió de projectes per treure'n el màxim de rendiment possible i minimitzar el desgast de tothom que hi participa.